Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

Создаём регламент работы отдела продаж

Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

Отдел продаж в большинстве компаний – самое важное подразделение.

От слаженности и правильности работы его сотрудников непосредственно зависят объемы реализуемой продукции, долгосрочность отношений с клиентами, прибыльность бизнеса.

Чтобы организация сохраняла хорошую репутацию и эффективно развивалась, все сотрудники этого подразделения должны иметь личный план, соблюдать корпоративные правила и выполнять требования компании к качеству реализации поставленных задач. Именно для этого нужен регламент работы отдела продаж.

Менеджеры, отвечающие за продажи, есть в каждой коммерческой организации. Именно с набора этого персонала нередко начинается полноценная работа фирмы (а в тех случаях, когда еще нет выделенного подразделения, его функции часто берет на себя директор или учредитель).

Люди, отвечающие за коммуникацию с клиентами, влияют на создание определенного имиджа компании.

Для чего создавать правила?

Регламент – это совокупность правил, которые стандартизируют и упорядочивают бизнес-процессы компании. Маленькие компании иногда достаточно успешно реализуют свой план по завоеванию рынка даже без стандартизации всех процедур.

В таких фирмах у руководства обычно есть система личного контроля каждого сотрудника. Однако крупная организация без регламента хорошо работать не может. Ведь сегодня клиенты не столько обращают внимание на продукцию, сколько на уровень комфортности при сотрудничестве с той или другой компанией. Хорошее обслуживание – один из неценовых способов повышения лояльности.

Регламент является результатом продуктивного анализа деятельности фирмы. В нем фиксируется наиболее эффективная схема работы и определяется оптимальная система мотивации. Каждая организация самостоятельно выбирает время для систематизации рабочей информации и составляет план внедрения проекта по стандартизации.

Однако в любом бизнесе можно выделить несколько причин, указывающих на необходимость разработки регламента. О создании свода правил для отдела продаж нужно задуматься, если:

  • сотрудники не знают о зонах своей ответственности;
  • коллектив отдела продаж систематически не выполняет свои прямые обязанности;
  • схема, использующаяся для привлечения и удержания клиентов, не эффективна;
  • постоянно возникают проблемы при коммуникации отдела с другими подразделениями;
  • поступают жалобы от клиентов относительно качества обслуживания или полноты и правильности консультаций;
  • нет согласованности действий и взаимопонимания между сотрудниками отдела продаж;
  • система мотивации не позволяет соответствующим образом влиять на рабочий процесс;
  • постоянно не выполняется план.

Если закрепленная в регламенте схема продаж эффективна, аудит отдела продаж периодически осуществляется, система мотивации стимулирует активность, то результативность работы существенно увеличивается.

Это связано с тем, что регламент (при правильном подходе к сопутствующим вопросам) позволяет решить многие прикладные задачи:

  1. определить права и полномочия каждого сотрудника отдела продаж;
  2. задать стандарты качественного выполнения работы;
  3. указать основные обязанности всех специалистов;
  4. обеспечить грамотное планирование рабочего дня;
  5. установить определенные требования к результатам работы и др.

Важные компоненты

Каждая организация сама определяет, какой регламент ей нужен. Поэтому свод правил для отдела продаж одной компании может существенно отличаться от аналогичного документа другой.

На его содержание и форму влияют специфика бизнеса, количество сотрудников в отделе, уровень автоматизации процессов и т. д. Однако можно выделить несколько универсальных элементов.

Полноценный регламент подразделения продаж любой компании сложно представить без:

  1. основных положений:
    • определение терминов и ключевых понятий (отдел продаж, совет директоров, планирование, система поощрения и др.);
    • обязанности фирмы (выплата зарплаты, создание соответствующих условий работы, моральная и материальная мотивация сотрудников, обеспечение информационной поддержки и др.);
    • зоны ответственности предприятия (выполнение обязательств, соблюдение условий трудового договора и т. д.);
  2. прямых обязанностей сотрудников:
    • подчинение руководителю;
    • планирование своей работы;
    • сохранение конфиденциальности;
    • выполнение плана продаж;
    • правильная организация рабочего процесса и др.;
  3. правил поведения специалистов отдела продаж:
    • предоставление достоверной информации;
    • соблюдение всех корпоративных стандартов и норм;
    • корректное поведение по отношению к клиентам;
    • лояльность к фирме и др.

Виды регламентов

Когда стоит вопрос о том, как организовать работу отдела продаж с максимальной результативностью, нужно выбрать оптимальный способ фиксации необходимых данных.

Стандартизировать бизнес-процессы можно в виде таких типов регламента:

1) текстовый (является самым простым в плане исполнения, не требует большого количества времени на разработку, однако не предполагает быстрого внесения изменений и не способствует формированию комплексного представления);

2) табличный (является более наглядным, помогает оперативно донести суть всех действий, но не дает возможности правильно отображать параллельные задачи или альтернативные варианты);

3) графический с блок-схемами (визуализирует и структурирует любые процессы, корректно отображает все действия, однако существенно увеличивает трудозатраты на разработку и может при неправильной реализации усложнить восприятие).

Наиболее эффективно осуществлять планирование и решать большинство задач позволяет комбинированный регламент. В этом случае схема сопровождается подробным описанием или таблицей.

О мотивации

Мотивация – это продуктивный способ регулирования работы любого подразделения. Для отдела продаж именно правильная мотивация часто является основным стимулом для активной, плодотворной и правильно осуществленной работы. Наличие регламента само по себе не гарантирует соблюдения всех требований.

Для грамотной стандартизации действий в отделе продаж организация должна обеспечить тесную связь регламента с системой мотивации. Реализовать такую задачу можно как путем поощрения выполняющих все требования, так и путем наказания игнорирующих установленные правила (или соблюдающих их частично).

Чтобы увеличить эффективность работы отдела продаж, целесообразно выделить в его работе ключевые параметры, непосредственно влияющие на систему мотивации. Наиболее универсальными параметрами для определения результативности отдела продаж являются:

  • правильное планирование своего дня;
  • логичная организация рабочего процесса;
  • количество привлеченных клиентов;
  • качество обслуживания;
  • процент выполнения плана продаж;
  • профессионализм консультаций;
  • создание долгосрочных отношений с клиентами;
  • оперативность выполнения текущих задач;
  • соблюдение корпоративных стандартов и правил;
  • соотношение приложенных усилий и результатов;
  • структура продуктового портфеля;
  • структура клиентского портфеля и др.

Преимущества правильного составления

Правильно составленный регламент для отдела продаж должна иметь каждая коммерческая организация, ориентированная на динамичное развитие.

Положительными результатами стандартизации и регламентации бизнес-процессов является возможность увеличить продуктивность работы и выполнить план продаж.

С помощью регламента можно:

  • спланировать работу подразделения;
  • проконтролировать выполнение задач;
  • усовершенствовать схемы и процедуры;
  • обеспечить эффективную коммуникацию;
  • увеличить объемы продаж;
  • улучшить качество обслуживания;
  • ускорить обучение новых сотрудников.

Источник: //MemoSales.ru/upravlenie/standartizaciya-raboty-otdela-prodazh

Регламент работы менеджера по продажам образец

Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

Правила поведения специалистов отдела и правила коммуникаицй и процессов между отделами. А каких размеров должен быть регламент? Это сугубо личное дело каждой организации. Но я не сторонник больших книг.

Шансов, что специалисты её вдумчиво прочтут и сделают выводы, а главное запомнят — малы… И чем больше прописано, тем меньше шансов. У нас регламент на каждый отдел — не более 6-7 стр.

На сколько жестко там должны быть прописаны правила? Правила должны быть не для того, чтоб их нарушать! Но, не призываю вас каждый шаг отразить в регламенте. Нужны четкие правила, которые отражают бизнес-процессы, но и нужны рекомендации.

Рекомендации — это не четкие правила, за которые могут уволить, а лишь предложения, как можно сделать. Рекомендации о том, как поприветствовать клиента, как нужно отрабатывать те или иные возражения.

Это связано с тем, что регламент (при правильном подходе к сопутствующим вопросам) позволяет решить многие прикладные задачи:

  1. определить права и полномочия каждого сотрудника отдела продаж;
  2. задать стандарты качественного выполнения работы;
  3. указать основные обязанности всех специалистов;
  4. обеспечить грамотное планирование рабочего дня;
  5. установить определенные требования к результатам работы и др.

Важные компоненты Каждая организация сама определяет, какой регламент ей нужен. Поэтому свод правил для отдела продаж одной компании может существенно отличаться от аналогичного документа другой. На его содержание и форму влияют специфика бизнеса, количество сотрудников в отделе, уровень автоматизации процессов и т.
д. Однако можно выделить несколько универсальных элементов.

Как составить регламент работы отдела продаж?

Заполнение должностной инструкции менеджера по продажам Сначала вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, на которую он составляется.

Далее справа необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции руководителем организации. Здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи, с расшифровкой.

Основная часть инструкции В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится менеджер по продажам (рабочий, специалист, руководитель, технический персонал и т.д.

), кому конкретно подчиняется (без указания фамилий), квалификация, которой он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы), требуемый стаж и опыт работы.

Регламент работы отдела продаж

Важно

Думаете, что пока вам подобная система не нужна? Мы подготовили список, который поможет убедиться в обратном. Регламент отделу продаж нужен в таких ситуациях:

  • менеджеры не знают/не понимают свои зоны ответственности;
  • весь отдел или его часть не справляется со своими обязанностями;
  • приходят жалобы или излишние вопросы от клиентов касательно работы менеджеров;
  • между отделом продаж и другими сотрудниками (маркетолог, юрист, программист) недопонимание, конфликты;
  • схема работы сотрудников малоэффективна в привлечении и удержании клиентов;
  • мотивационная система не позволяет полноценно влиять на рабочий процесс.

Узнали в одной или нескольких ситуациях свой бизнес? Тогда вам нужен регламент. Даже если дела идут неплохо, лояльность клиентов, дополнительные продажи и более высокие показатели менеджеров точно не навредят бизнесу.

Клуб продажников

Статьи Регламент работы отдела продаж Управление продажами Регламент работы отдела продаж — перечень правил, обязательных для выполнения всеми специалистами: от рядового менеджера до руководителя. В этом документе фиксируются эффективная схема функционирования подразделения и варианты мотивации работников.

Результат введения стандартов по большинству бизнес-процессов состоит в выполнении заданного объема продаж и улучшении результата деятельности.
Уже сейчас Вы можете посмотреть каких результатов стоит ожидать от Ваших сотрудников, бланк анкет по самодиагностики я оставлю внизу, пользуйтесь.

Кстати, а насколько Ваш отдел продаж эффективен? Предлагаю Вам проверить, для этого оставлю здесь анкеты самодиагностики отдела продаж.

Основные документы

Основные положения:

  • расшифровка ключевых терминов и понятий (планирование, мотивация, совет директоров, объем продаж и др.);
  • обязанности компании (своевременное начисление заработной платы, сохранение нормальных условий труда, мотивация работников);
  • ответственность предприятия (исполнение взятых на себя обязательств, следование положениям трудового договора).

2. Обязанности сотрудников отдела продаж:

  • решение задач, поставленных руководителем;
  • соблюдение трудового распорядка;
  • выполнение плана продаж;
  • адекватная организация рабочих процессов.

3.

Работа отдела продаж по регламенту: нюансы и фишки

Если документ составляется на сотрудников одного подразделения, то во избежание дублирования одних и тех же функций при необходимости документ следует корректировать.

Главное правило – должностная инструкция всегда должна быть утверждена руководителем подразделения и директором предприятия, а также подписана самим работником.

Подпись менеджера по продажам будет свидетельствовать о том, что он согласен с возлагаемыми на него трудовыми обязанностями, предоставляемыми правами и понимает свою ответственность.
Стандартная должностная инструкция состоит из четырех разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

но иногда содержание документа может быть расширено (к примеру, за счет раздела «Прочие условия»).

Должностная инструкция менеджера по продажам

Бывают ситуации, когда продавцы на все ваши замечания или вопросы отвечают в духе «Мне некогда, я очень занят». Раз в месяц (или неделю, как решите) вы берете список задач каждого менеджера и смотрите, что он выполнил, а что нет.

Вместе со списком задач полезно смотреть отчет о результатах, в котором менеджер пишет, каких результатов он достиг.
Отчет о проведенной встрече Этот документ необходим тем компаниям, которые продают на встречах.

Если вы используете стандартный отчет о встрече, то не забудьте включить в него:

  • ФИО клиента
  • должность и название компании
  • цель встречи
  • итог (в том числе и промежуточный).

В CRM-системе отчеты имеют электронную форму, а поля вы можете создавать такие же. Отчеты о работе Данные отчеты имеют две формы: по отдельному сотруднику и отделу в целом.

Salecontent blog

Как его написать? «Сколько людей, столько и мнений!» то же самое можно сказать и про компании. Регламенты зависят от направления работы, сотрудников, начальства, величины компании и т.д… Бесконечно множество разных комбинаций! Но мы можем выделить общие принципы того, что должно быть в регламенте: 1. Определение терминов и понятий.

  • Кто такой холодный клиент?
  • Постоянный клиент?
  • Что значит активная работа с клиентом?
  • Что такое спорный клиент?
  • И т.д. все зависит от ваших требований.

2. Обязанности сотрудников.

  • Структура подчиненности в отделе
  • Выполнение планов продаж,
  • Организация рабочего процесса
  • Планерки,
  • Ежедневные и ежемесячные отчетности,
  • Мотивации персонала
  • Технологии продаж

3.

Самое полезное в написании регламента это то, что все ваши стратегии и наработки вы начинаете приводить в порядок.

Прописываете самые эффективные стратегии продаж, определяется оптимальная схема мотивации персонала, проводится систематизация рабочей информации.

Большой мозговой штурм среди руководителей и даже подчиненных, на котором вы создаете ту самую «библию» вашей компании. Создавая правила, вы начинаете уходить от таких проблем, как:

  1. Коллектив отдела продаж (или любого другого отдела) систематически не выполняет свои прямые обязанности.
  2. Проблемы взаимодействия между отделами.
  3. Проблемы с выполнением плана.
  4. Сотрудники, тупо, не знают своих обязанностей.
  5. Жалобы от клиентов о том, что их плохо обслуживают ваши менеджеры.
  6. Ссоры и разногласия внутри отдела.

Все, что вносит смуту в работу отделов.

  • сотрудники не знают о зонах своей ответственности;
  • коллектив отдела продаж систематически не выполняет свои прямые обязанности;
  • схема, использующаяся для привлечения и удержания клиентов, не эффективна;
  • постоянно возникают проблемы при коммуникации отдела с другими подразделениями;
  • поступают жалобы от клиентов относительно качества обслуживания или полноты и правильности консультаций;
  • нет согласованности действий и взаимопонимания между сотрудниками отдела продаж;
  • система мотивации не позволяет соответствующим образом влиять на рабочий процесс;
  • постоянно не выполняется план.

Если закрепленная в регламенте схема продаж эффективна, аудит отдела продаж периодически осуществляется, система мотивации стимулирует активность, то результативность работы существенно увеличивается.

Источник: //prodhelp.ru/reglament-raboty-menedzhera-po-prodazham-obrazets/

Уважаемые, клиенты!
Перед подачей рекламации на нашу продукцию или услуги просим ознакомиться с данным регламентом.

1. Принятие рекламации в обработку принимает «Отдел контроля качества HAGASTAPEL»;

2. При отправке в «Отдел контроля качества HAGASTAPEL» заявки на рекламацию необходимо заполнить все поля, указанные в форме заявки, в зависимости от типа и сложности рекламации или претензии;

3. Заявка на рекламацию В ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ должна сопровождаться видео и фотоматериалами, в зависимости от типа претензии и ее характера:

Тип претензии Необходимые видео и фотоматериалы
Несоответствие цвета ·         Фото упакованных паллет на объекте (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото штампа на мешке с номером партии; ·         Фото открытого мешка с сухой смесью, где виден цвет смеси в не затворенном виде; ·         Фото или видео затворенной смеси; ·         Фото уже примененной смеси, фото шва в нескольких местах; ·         Фото или видео паллет с материалами, с которыми применялась смесь (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото или видео фасада, на котором четко видно несоответствие.
Претензия по качеству ·         Фото упакованных паллет на объекте (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото штампа на мешке с номером партии; ·         Фото или видео затворенной смеси; ·         Фото уже примененной смеси, фото шва или нанесенной смеси в нескольких местах; ·         Фото или видео паллет с материалами, с которыми применялась смесь (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото или видео, на котором видно и можно определить несоответствие заявленному качеству.
Претензия по упаковке товара ·         Фото упакованных паллет на объекте (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото штампа на мешке с номером партии; ·         Фото или видео автомашины по факту доставки.
Претензия по доставке* ·         Фото упакованных паллет на объекте (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото или видео автомашины по факту доставки; ·         Другие фото и видео материалы, подтверждающие заявку на рекламацию.
Другое ·         Фото упакованных паллет на объекте (общий ракурс хранения и в увеличенном виде); ·         Фото штампа на мешке с номером партии; ·         Фото и видео материалы, подтверждающие заявку на рекламацию.

*в случае, если доставку организовывал производитель;

ВНИМАНИЕ!Всефотоивидеоматериалыдолжныбытьвформатеикачестветаком, чтобыможнобылорассмотретьсутьпретензии. Дляэтогорекомендуемиспользоватьвидеоифотоаппаратурускамерой, неменее 5-тиmgpx.

4. При отсутствии любого из вышеперечисленных данных производитель вправе отказать в рассмотрении рекламации;

5. Производитель оставляет за собой право затребовать дополнительную информацию, не содержащуюся в данных правилах, для принятия решения по запросу о рекламации.

II. Выездспециалистаилипредставителянаобъект

1. Выезд специалиста или представителя производителя назначается в случае, если по данным видео и фотоматериалов определить суть претензии и рекламации не представляется возможным;

2. По усмотрению производителя данных материалов.

III. Принятиерешения

1. При наличии всех необходимых данных, перечисленных в данных правилах, срок рассмотрения претензии по рекламации составляет 3 – 5 дней;

2. В зависимости от сложности рекламации срок может быть увеличен до 30 дней, в случае, если потребуется лабораторные испытания поставленной продукции;

3. В случае принятия решения о возврате, компенсации, перерасчете денежных средств по поставленным товарам реализация такого решения производится в сроки от 5 до 30 дней.

IV. Претензиинепринимаются, если:

1. Нарушено правило хранения продукции на объекте;

2. Не соблюдены требования, правила, а также рекомендации по применению сухих строительных смесей;

3. Не соблюдены требования соответствующих ГОСТ и СНиП;

4. Не учтены погодные условия, свойства материала, с которым используются сухие строительные смеси, а также проведение работ, не соответствующие качеству, и которые могли повлиять на общий результат.

При возникновении любых вопросов просим обращаться в Отдел контроля качества HAGASTAPEL: otk@hagastapel.ru

Суважением, отдел контроля HAGASTAPEL.

Источник: //hagastapel.ru/more/complaints/

Ответственный за рекламации на производстве

Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

Прочие претензии Претензии по нарушению прочих договорных обязательств Хранителем. 2. Порядок регистрации претензий Все складские претензии, поступающие в адрес Хранителя регистрируются ответственным исполнителем отдела по работе с клиентами в Хост-системе.

Претензии Поклажедателя по обработке (приемка, отгрузка) товара должны быть оформлены в виде Акта разногласий (Приложение №1). Все финансовые претензии, поступающие в адрес Хранителя регистрируются Делопроизводителем или другим ответственным лицом, как и др. официальные письма. Отсканированные копии фин.

претензий со всеми приложениями (первичными документами, обосновывающими факты и обстоятельства изложенные в претензии) отправляются в клиентский отдел для рассмотрения.

Рекламации и отзыв продукции

Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.Если в ответе о признании претензии не сообщается о перечислении признанной суммы, заявитель претензии по истечению 20 дней после получения ответа имеет право предъявить в банк распоряжение о списании в бесспорном порядке признанной должником суммы.

К распоряжению прилагается также копия претензии.В случае нарушения сроков рассмотрения претензии, установленных ст.

7 АПК Украины, либо оставления ее без ответа, арбитражный суд в дальнейшем при рассмотрении хозяйственного спора вправе взыскать в доход государственного бюджета с предприятия допустившего такое нарушение, штраф в размере 2 % суммы претензии. 5.

Менеджер по рекламациям

Важно! Получение претензии должно быть немедленно подтверждено предъявляющему претензию (например, по почте, телефону или электронной почте).

Регистрация претензий может вестись параллельно юристом для более удобного контроля за процессом работы по претензиям.

В этом случае юрист вносит данные о претензии в учетный журнал юридического отдела (Пример 4) и передает документ в подразделение, которое ведет договорную работу.

Организация претензионной работы на предприятии

ГК РФ по итогам рассмотрения претензии (иска) по поставке некомплектных товаров, заявленной покупателем юридическим или физическим лицом (потребителем) при исполнении договора поставки (купли-продажи) продукции, менеджером по рекламациям может быть принято одно из следующих решений: — отказ от удовлетворения претензии (иска); — соразмерное уменьшение покупной цены; — доукомплектование товара в разумный срок; — в случае если организация в разумный срок не осуществила доукомплектование товара, производится замена некомплектного товара на комплектный или отказ от исполнения договора купли-продажи и возврат уплаченной денежной суммы покупателю.

Контроль при рекламациях

Внимание И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела. Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу – это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности.
Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е.

16. цели и содержание рекламационной работы. порядок предъявления рекламаций

Специалисты по работе с рекламациями — это в первую очередь вежливые люди, «мудрые, как змеи, и простые, как голуби».

Особенности профессии Профессиональные обязанности инженера по работе с претензиями во многом аналогичны и вместе с тем значительно отличаются от обязанностей таких специалистов, как инженер по качеству продукции, инженер по стандартизации или контролер отдела технического контроля.

Так, если задача инженера по качеству или контролера ОТК состоит в том, чтобы свести к минимуму количество бракованных изделий, то специалист отдела контроля качества должен оперативно реагировать на уже поступившие претензии заказчиков по качеству выпускаемой продукции.

На профессиональном языке такие претензии называются рекламациями.

Претензионная работа в организации

При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней. При отсутствии или несоответствии документов, указанных в приложении, работниками канцелярии составляется акт и подписывается не менее чем 3-мя лицами.

Канцелярия после регистрации претензии или искового заявления и резолюции руководителя предприятия в тот же день передает эти документы в юридическую службу (при отсутствии таковой – структурному подразделению, которому поручена проверка претензии и подготовка ответа на нее), которая осуществляет их регистрацию в журнале учета (Приложение) и первичную правовую оценку, формирует претензионное дело, готовит ответ на претензию.Претензионные предприятия и те, которые поступают, хранятся в отдельных папках (незаконченные претензии; законченные претензии). Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием.

Инженер-специалист по работе с претензиями потребителей

Структурное подразделение, которое получило претензионные материалы, должно в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.

В случае необходимости структурное подразделение проводит сверку расчетов, структурное расследование и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.Вывод с претензионными материалами передается в юридическую службу.

Юридическая служба с учетом вывода готовит проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии, а там, где юридической службы нет, проект ответа готовит структурное подразделение, которому передано на проверку претензию. 4.

В случае отсутствия складских претензий производится регистрация складской претензии и организуется ее рассмотрение.По итогам рассмотрения претензии руководство склада присваивает претензии статус «Рассмотрено складом» и вносит в поле «Ответ склада» суть выводов по рассмотрению.

Окончательное решение по рассмотрению претензии принимается Руководителем компании, опираясь на выводы склада. Он принимает решение по окончательному статусу претензии ( «Принято» либо «Отказано»).

После принятия претензии представитель отдела по работе с клиентами направляет претензию на исполнение в бухгалтерию и присваивает статус «Передано на исполнение».В случае Отказа по претензии представитель отдела по работе с клиентами направляет клиенту мотивированный отказ. 6. Оплата финансовой претензии Бухгалтерия производит оплату и привязывает платежные документы к претензии (см.
инструкцию по работе с претензиями).

Источник: //juristufa.ru/2018/04/18/otvetstvennyj-za-reklamatsii-na-proizvodstve/

Регламент по работе с претензиями Поклажедателей на складе ответственного хранения

Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

1.1.     Претензии по приемке

Претензии, связанные с ошибками, возникающими при приемке товара на Складе ответ. хранителя (по номенклатуре, срокам годности, количеству)

1.2.     Претензии по отгрузке

Претензии, связанные с ошибками, возникающими при отгрузке товара со Склада ответ. хранителя (по номенклатуре, срокам годности, количеству)

1.3.     Претензии по простою

Претензии, связанные с превышением временных нормативов по обработке ТС, прописанных в договорах с Клиентами.

1.4.     Претензии по браку по вине Склада.

Претензии, связанные с хранением и обработкой товара сотрудниками Склада ответ. Хранителя

1.5.     Претензии по инвентаризации

Финансовые претензии по результатам проведения инвентаризации товара Поклажедателя за определенный период.

1.6.     Прочие претензии

Претензии по нарушению прочих договорных обязательств Хранителем.

2.    Порядок регистрации претензий

Все складские претензии, поступающие в адрес Хранителя регистрируются ответственным исполнителем отдела по работе с клиентами в Хост-системе. Претензии Поклажедателя по обработке (приемка, отгрузка) товара должны быть оформлены в виде Акта разногласий (Приложение №1).

Все финансовые претензии, поступающие в адрес Хранителя регистрируются Делопроизводителем или другим ответственным лицом, как и др. официальные письма. Отсканированные копии фин.

претензий со всеми приложениями (первичными документами, обосновывающими факты и обстоятельства изложенные в претензии) отправляются в клиентский отдел для рассмотрения.

Ответственным исполнитель отдела по работе с клиентами заносит всю информацию по претензии в Хост-систему.Претензии по простою оформляются в виде Акта по простою ТС (Приложение №2). ИВАНОВ.

Порядок регистрации и обработки претензий в Хост-системе содержится в инструкции по работе с претензиями (Приложение № 3).

После внесения всей информации по претензии представитель отдела по работе с клиентами присваивает претензии статус «Передана на склад»

3.    Обработка складской претензии

Ответственный исполнитель по претензионной работе Склада постоянно контролирует поступление претензий через Хост-систему. За рассмотрение претензий на Производстве отвечает руководитель Склада. Срок рассмотрения претензии на складе – 48 часов   с момента поступления на склад.

Результаты рассмотрения претензии представитель склада заносит в поле «Ответ склада» и присваивает статус «Рассмотрена складом»

В случае принятия претензий по товародвижению (приемка/отгрузка товара) склад производит корректировки соответствующих документов (акты МХ-1 и МХ-3, или МХ-14 ) и передает их поклажедателю для подписания.  

4.    Ответ Клиенту по складской претензии

Ответственный исполнитель отдела по работе с клиентами по получении ответа склада  направляет ответ клиенту и присваивает претензии статус «Направлен ответ клиенту».

5.    Обработка финансовой претензии

При поступлении финансовой претензии ответственный представитель отдела по работе с клиентами осуществляет ее регистрацию и передает ответственному сотруднику на склад.

Ответственный сотрудник на складе осуществляет проверку наличия складских претензий, на основании которых выставлена финансовая претензия, осуществляется привязка  складских претензий к финансовой претензии. В случае отсутствия складских претензий производится регистрация складской претензии и организуется ее рассмотрение.

По итогам рассмотрения претензии руководство склада присваивает претензии  статус «Рассмотрено складом» и вносит в поле «Ответ склада» суть выводов по рассмотрению.Окончательное решение по рассмотрению претензии принимается Руководителем компании, опираясь на выводы склада. Он принимает решение по окончательному статусу претензии ( «Принято» либо «Отказано»).

После принятия претензии представитель отдела по работе с клиентами направляет претензию на исполнение в бухгалтерию и присваивает статус «Передано на исполнение».

В случае Отказа по претензии представитель отдела по работе с клиентами направляет клиенту мотивированный отказ.

6.    Оплата финансовой претензии

Бухгалтерия производит оплату и привязывает платежные документы к претензии (см. инструкцию по работе с претензиями). Претензии присваивается статус «Оплачена».
7.    Претензии по товародвижению рассматриваются только при условии возникновения в открытом периоде – обработка товара происходила после даты проведения совместной полной инвентаризации. 

Здесь представлен пример регламента по работе с претензиями по  договору ответственного хранения.

Наша компания принимает договоры на экспертную оценку. Помогаем в составлении сложных договоров.

Источник: //skladoiskatel.ru/reglament-po-pretenziyam/

Работа с жалобами и претензиями клиентов — алгоритм работы

Регламент по работе с рекламациями коммерческий отдел

Поступление претензии со стороны клиентов еще не означает, что предприниматели допустили ошибку в ведении деятельности. Для владельцев бизнеса основная задача — это наладить общение с потребителями.

Грамотно используя алгоритм для рассмотрения поступающих заявлений от покупателей, есть возможность найти выход даже из сложных ситуаций — например, когда проданный товар действительно оказался некачественным.

В зависимости от типа претензии зависит и содержание инструкции, ведь в соответствии с этим отличаются сроки, которые предоставляются законодательством российским компаниям.

Что такое работа с жалобами и претензиями покупателей?

В России принята общая процедура работы с претензиями клиентов, однако многие компании совершенствуют алгоритм этой технологии. При соблюдении существующего основного алгоритма гарантированно повысится лояльность со стороны покупателя. А все потому, что клиент будет знать: представителям компании важно знать его мнение, и они готовы вести двустороннее общение. 

Данная процедура поможет максимально близко приблизиться к потребителю. Благодаря этому, возможно будет не только заслужить уважение клиента, но и лучше узнать суть проблемы.

Подробности о том, как составить ответ на претензию покупателя, имеются в данном материале.

Какие основные способы работы с жалобами и претензиями?

Даже если жалоба является необоснованной, игнорировать ее все равно не нужно.

В современных книгах, основы которых должны знать бизнесмены, описываются основные способы для рассмотрения заявлений от клиентов:

  • Эмоциональное сопереживание;
  • Аргументация и непосредственно помощь;
  • Открытые вопросы;
  • Извинение;
  • Проверка удовлетворенности покупателя.

Способ выбирает сам предприниматель в зависимости от конкретной ситуации.

Правила работы с жалобами и претензиями клиентов

С покупателями необходимо работать по инструкции. С ними никогда не нужно быть агрессивными, но и в чрезмерную защиту вступать нет необходимости. Внимательно изучайте обращение и соглашайтесь нести ответственность.

Потребности покупателя нужно удовлетворить как можно быстрее. Если немедленное решение не является возможным, рекомендуется в ответе покупателю максимально точно указать, когда появившаяся проблема будет решена. На каждом этапе нужно вести близкое общение с потребителем, и проверять насколько он удовлетворен.

Основная задача для предпринимателя — это определение причины, из-за которой могла поступить жалоба.

Важно определить сразу, в каком состоянии находится потребитель — в спокойном, агрессивном или раздражительным. Нужно выяснить и как сам сотрудник, допустивший ошибку, разобрался в возникнувшей ситуации.

Одно из главных правил в существующим алгоритме — это постоянное стимулирование обратной связи.

Еще стоит прочитать о том, какие имеются требования к оформлению книги жалоб и предложений.

Регламент по работе с жалобами и претензиями покупателей

Зачастую в компании принимается положение о работе с претензиями клиентов, и оно является общедоступным. Клиенты имеют возможность ознакомиться с текстом этого регламента на официальном сайте.

Начинается регламент с общих положений и определений главных понятий. Далее описываются инструкции для клиентов на предмет того, как они могут подавать жалобы. Ключевым местом в регламенте является сам алгоритм для рассмотрения жалоб.

Образец регламента по работе с претензиями покупателей

Ознакомившись с его содержанием, можно убедиться, что главное в тексте — это порядок предъявления жалоб и порядок их рассмотрения.

Относительно инструкции обжалования указывается, что сообщение составляется в письменной форме. Допускается возможность написания заявления через электронную почту или ым способом — по телефону.

Сообщение не должно быть анонимным. В него вписывается или ФИО для физического лица, или наименование для юридического лица. Также упоминается адрес для обратной связи.

Покупателей просят описывать проблему максимально подробно.

В порядке рассмотрения записывается, кто является ответственным и сколько времени есть на решение возникнувшего вопроса. Обязательно предусматривается оформление письменного ответа для потребителя.

Скачать образец регламента

Алгоритм работы с жалобами и претензиями покупателей

В разных компаниях частично порядок работы с претензиями клиентов может отличаться, но в целом он схожий. Максимум на следующий день обращение поступает ответственному лицу. Заявление должно быть зарегистрировано в Журнале обращений. Далее назначается расследование с участием сотрудников компании.

После этого подготавливается мотивированный ответ для жалобщика. На всю процедуру дается около пяти-десяти дней. Результат рассмотрения тоже должен быть внесен в Журнал. После этого ответ подписывается руководителем и отправляется клиенту.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (1 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: //bankitb.ru/pretenzii/reglament-po-rabote-s-zhalobami-i-pretenziyami-pokupatelej.html

Помощь адвоката
Добавить комментарий